Zaman Yönetimi
Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.
Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürmektir.
Zaman yönetimi ve Kişisel Verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore'un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle;
1. Dokümanlarınızı düzenleyin. Artık çoğumuz kağıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın 'My Documents' bölümünde ya da 'masa üstünde' bir çok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyordur mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.
2. Tek bir takviminiz olsun. İnsanların farklı farklı 'Yapılacaklar' listeleri, ajandaları, aynalarının buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kağıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak üzere toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.
3. Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirirler. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz, bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.
4. Her zaman yeterli araç, gereçiniz olsun. Kalem , kağıt, ataç, zarf ya da sürekli olarak kullandığınız ofis gereçlerini arayarak vakit kaybetmeyin, her zaman ihtiyacınız olan gereçlerden yeterli sayıda bulundurun.
5. Fiziksel ortamınızı çalışabilir bir hale getirin. Fax makinesini, dosyalarınızı, masanızın üzerindeki gereçlerinizi düzenleyin. Sürekli olarak kullandılarınızı elinizin altına, kullanmadıklarınızı ise gözünüzün görmeyeceği bir yere koyun.
6. Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle çok seyahat ediyorsanız ya da sürekli ofis dışındaysanız çantanızı özenle hazırlamalısınız. Gideceğiniz yerde kullanacağınız eşyaların yanında, gerekli olabilecek şeyleri taşımakta da fayda var. Hesap makinesi, cep haritası, kalem, zarf, not kağıtları, pul…vs., neye ihtiyacınız olabilir ise. Ve trafikte sıkışıp kalma ihtimaliniz için üzerinde çalışabileceğiniz ya da okuyabileceğiniz bir şeyler bulundurmakta fayda var.
7. Programlarınızı aksatmayın. İşiniz yüzünden sürekli olarak kendinizle, arabanızla, evinizle ilgili kontrolleri ihmal etmeyin, daha sonra başınıza çok daha büyük işler açılabileceğini unutayın.Şİmdilik ertelenecek işler gibi görünse de, sonunda birikerek baş edilemeyecek hale gelebilirler.
8. Kontak isimlerinizi listeleyin. Gelecekte de işinize yarayacağını düşünerek iletişim ağınıza önem verin. Kontak isimlerin listesini ve ulaşabileceğiniz numaraları düzenleyin.
Unutmayın ki;
'Zaman bazılarının düşündüğü gibi saatlere bölünmüş sabit bir yapı değildir.'
Boris Vian.
Zamınınızı daha iyi yönetebileceğinize dair planlar yapmadan önce önemli olan, hangi alanlara daha çok zaman ayırmanız gerektiğini bilmektir. En önemli olan alanı başa alıp, ona yönelik çalışmalar yapmak, daha rahat bir uygulama planı hazırlamanıza imkan sunacaktır.
Şimdi aşağıdaki soruları okuyarak, “evet” ya da “hayır” şeklinde cevaplayınız.
ÖNCELİKLERİNİZ
1. Asli görevinizin ana unsurlarını bildiğinizden emin misiniz?
2. Hayatınızın hangi alanına ne kadar vakit ayırdığınızı biliyor musunuz?
3. Bu yıl içinde, önümüzdeki 3 ve 5 yıl içinde ne yapmak istediğinizi biliyor musunuz?
4. Hangi görevin daha önemli olduğunu rahatlıkla belirleyebiliyor musunuz?
5. Rutin işlere gerektiğinden fazla vakit ayırıyor musunuz?
6. Önemli konulara yönelik düşünce ve planlama faaliyetlerine ayırabilecek yeterli zaman bulabiliyor musunuz?
AŞIRI ÇALIŞMA
7. İşin zamanında yapılmasına yönelik stres ve endişe yaşıyor musunuz?
8. Gerçekten yapacak çok işiniz olup olmadığını biliyor musunuz?
9. Çok meşgulken bile ekstra işlere “evet” diyor musunuz?
10. İş uğruna sosyal faaliyetlerinizden vazgeçer misiniz?
GÖREVLENDİRME
11. İşleri başkalarına vermektense kendiniz mi yapmayı yeğlersiniz?
12. Belli işleri yapılmak için diğerlerine vermeyi işinizin önemli bir parçası olarak görüyor musunuz?
13. İşin nasıl verilmesi gerektiğini planlıyor musunuz?
14. Verdiğiniz işleri yapan kişiler o iş üzerinde çalışırken onları yetiştirmek ve destek olmak konusunda istekli misiniz?
PLANLAMA
15. Ekstra bir iş yapmak için zamanınız olup olmadığından her zaman haberdar mısınız?
16. Eve iş götürüyor musunuz ya da işi bitirmek için geç saatlere kadar işte kalıyor musunuz?
17. Bir gün içinde yapmak zorunda olduğunuz işin hepsini bitirmenin imkansız olduğunu düşündüğünüz oluyor mu?
18. Randevularınıza sık sık geç kalır mısınız?
TEKNİKLER
19. İşlerinizi sık sık yarına bırakır mısınız?
20. Bir sohbeti bitirmeyi zor bulduğunuz anlar oluyor mu?
21. Telefon konuşmalarının ya da kişilerin sizi işinizden alıkoymasına izin verir misiniz?
22. Toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünür müsünüz?
23. Uğraşmanız gereken çok sayıda okunacak belge var mı?
Bu sorulara “doğru” ya da “yanlış” diye cevap vermeyeceksiniz. Bu çalışma sadece size faydalı olabilicik metodları belirlemeye yöneliktir.
Aynı zamanda hangi alanlara daha çok zaman ayırmak istediğinizi de öğrenmiş olacaksınız.
“Evet” denecek sorular: 1,2,3,4,6,8,12,13,14 ve15
“Hayır” denecek sorular: 5,7,9,10,11,16,17,18,19,20,21 ve 22
GERÇEKTEN İŞİNİZ ÇOK MU?
1. İşteki hedeflerinizi biliyor ve işlerinizle öncelik sırasına göre ilgilenebiliyor musunuz?
2. İşlerinizin nihai hedeflerinize ne derecede katkıda bulunduğunu biliyor musunuz?
3. Günlük ve haftalık planda, neyi, hangi sıraya göre yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?
4. Bir işe başlamadan önce onu ne kadar sürede bitirebileceğinizi biliyor musunuz?
5. Hedeflerinize ulaşmak için haftada kaç saat çalışmak zorunda olduğunuzu biliyor musunuz?
6. Mümkün olduğu kadar diğerleri ile iş paylaşımı yapıyor musunuz?
7. İşlere zamanında mı başlıyor, yoksa onları erteliyor musunuz?
8. Telefon konuşmalarını en aza indirebiliyor musunuz?
9. Beklenmeyen görüşme ve konuşmaların önüne geçebiliyor musunuz?
10. Yemek arası ve küçük molalar verebiliyor musunuz?
11. Eğlence ve dinlenmeye yeterli zaman ayırabiliyor musunuz?
12. Diğer aile bireyleri ile ev işlerini paylaşabiliyor musunuz?
Eğer yukardaki soruların çoğuna “evet” dediyseniz ve buna rağmen halen yapacak çok işiniz varsa, gerçekten aşırı çalışma sorunu ile karşı karşıyasınız demektir.