Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılır?
Toplantı Nedir?
Kişileri yönetmek, makinaları araç-gereçleri yönetmekten daha zordur. Yönetici insanları iyi tanıyabilirse onları ve kendisini kolayca yönetebilir. İnsanlar arsındaki farklılıklarla insanlar buz dağına benzerler. Aralarında tek fark vardır. Buzdağlarının yedide biri su yüzündedir, insanların yediyüzde biri. Bu yüzden insanı anlamak çok zordur.
Duygular
İnsanlar toplantılarda da insanların düşüncelerinden duygularının akışına göre davranırlar. Karşıdakini nasıl hissediyorsak ona göre davranırız. Davranma bazen yapıcı bazen de kırıcı olabilir. Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur. Toplantılar, insanlar eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur.
İş Hayatında “İçimdeki Ben” Oyunu
Kendini işine kaptırmış biri bazen içindeki “beni” unutur. Ama zaman zaman onu çıkarmalı, sosyal ilişkiler kurmalı. İnsandaki bu ben kontrollü kullanılırsa toplantılarda yeni şeyler ortaya koyar.
Toplantının Üç Boyutu:
1-Toplantı yönteminin işlemleri: Amacı, özellikleri, zaman programı, iç gündemi olmalıdır.
2-Toplantıdaki sosyal ilişkileri, diyaloğu yönlendirme
3-Fiziksel ortam: Odanın büyüklüğü, ışık, havalandırma
İnsan Gücünün Yönetimi
Başarısız toplantılar genellikle ya engellenmiş, ya boşa harcanmış, yada yanlış yönlendirilmiş insan gücünden kaynaklanır.
İlgili Davranış
Her toplantıda birbirine ilgi duyan insanlar vardır. İlgi toplantıdakileri daha sık çalışmaya iter, daha anlayışlı olmayı sağlar. İlgi ekip üyelerini birbirine bağlar, amaçları birleştirir, çalışmayı zevkli kılar.
Manevi Uyarımlar
Olumlu manevi uyarımlar : Dostluk ve ilgi dolu uyarımlardır Olumsuz manevi uyarımlar: Eleştirme, susturma, görmezlikten gelmedir.
Belirsiz manevi uyarımlar: ”Akla” acaba ne demek istedi sorusunu getirir
Sahte manevi uyarımlar: Aslı olumsuz manevi uyarımdır ve başka amacı vardır. ”ooo.. iyi hazırlanmışsın”
Manevi uyarımsızlık : Hiç uyarım almamaktansa olumsuz manevi uyarım almak daha iyidir.Yoksa varlığının farkına varılmadığı hissine kapılır.
Manevi Uyarım Öğelerinin Değiştirilmesi
Olumlu manevi uyarımlar tercih edilmelidir. böylece birey gurubuyla gurur duyar, beğenilen davranışlar sergiler. Toplantılarda bireysel ilişkileri arttırmak, iltifatta bulunmak işleri verimli kılar. fertlere destek olunmalıdır.
Açık konuşma soyluluğu
Açık konuşma etkin bir yönetimde ,özellikle toplantı yönetimi için zorunludur. açık olarak ne istediğinizi bildirin. Ne istediğinizden emin olun. Gerçekleri olduğu gibi kabullenin ve ne yapmanız gerektiğini bu duruma göre düşünün. Hayır demek istediğinizde çekinmeden deyin ki ,evet dediğinizde inanılsın. Yalnız açık konuşurken dikkatli olmak lazım. bazen karşıdan sert tepkiler gelebilir. Ama en önemlisi karşıdakini tanıyarak konuşmaktır.
“Roma yanarken neron lir çalıyordu” sözü hep aklımı kurcalamıştır. Yirmi yıllık tecrübem sonucunda şu sonuca vardım: Neron o sırada toplantıdaydı... Altı saatlik toplantı sonucunda iki kısının midesine kramp girmiş, üç kişinin de uzun süre aynı durumda oturmaktan dizleri tutulmuştu. Şarap molası konusunda anlaşmaya varılmış ama diğer meseleler çozümlenememişti. Şirket toplantılarının çoğu böyle geçer. Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular, huzursuzluk, aşırı can sıkıntısı ve bıkkınlıktır.
Aşağıdaki maddeler toplantılardaki sıkıcılığı biraz hafifletebilir:
. Neler olup bittiğini ve bunların nedenlerini anlayın
. Toplantıların, katılanları nasıl etkilediğini görün
. Olumlu ve olumsuz yanlarıyla birlikte elde hangi seçeneklerin bulunduğunu belirleyin
Toplantı Adı
Burda çoğunlukla kendilerinden enerji, bağlılık ve yetenek isteyen birer işe sahip olan kişilerin katıldığı iş toplantılarından bahsedeceğiz. Bu katılımlarda gurup üyeleri, sorun çözme, hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi veya sadece karşılıklı ihtiyaçların, umutların, endişelerin birbirine aktarılması üzerinde dururlar.
Önemli Şirket Toplantıları
Her toplantının, o işletmenin yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır.
Toplantının Hedefleri
Toplantının boyutları yönetim tarzının boyutlarıyla sınırlıdır. Öyleyse toplantılar, bir işletmedeki yönetimin hemen her yönüyle ilgilidir. İşletmedeki genel yönetim tarzını etkileyen tüm faaliyetler ile toplantıları etkileyen faktörler aynıdır. Bu durum toplantıda yapılacak değişikliklerde dikkate alınmalıdır.
Toplantı Ve İnsan İlişkileri
Gerek yönetenlerin gerekse sadece katılanların, işte bu “böyle gelmiş böyle gider” duygusundan ötürü toplantılardan zevk alamıyor ve başarılı olamıyorlar.
Bazı şikayetler:
- İnanır mısın bu hafta katıldığım dördüncü toplantı - Saat 12.30 da bitecekti
- Her şeyi bil, her şeyi gör ve haberdar ol
- Patronun bu defa ne isteyeceğini bilen var mı
- Neden hala başlayamıyoruz?
- Henüz patron gelmedi
Toplantı Faydaları Ve Maliyeti
Toplantılarda kaybedilen zaman ve toplantıya katılanların ücreti önemlidir. Diğer bir maliyet de toplantı havasının insan hayatına ya bir şeyler eklemesi veya ondan bir şeyler koparmasıdır.
Toplantının Etkisizliği
Mektuplar, raporlar ve diğer belgeler masalarda yığılmaya başlar. Yani, depolama sureci başlar. Yönetici toplantıdan çıktığı zaman kendisiyle görüşmek isteyen bir sürü insan vardır. İşe yaramayan toplantıların hayatın bir parçası olduğunu kabullendiğiniz zaman tuzağa düşmüş olursunuz. Böyle yaparsanız sistemi tıkar, iş hayatının kalitesini düşürürsünüz.-Yöneticilik, değişmesi gereken şeylerin değiştirilmesidir. Mevcut durumun yönetimi yöneticilik değildir-.
Hedefsiz Toplantı
Büyük bir enerji harcanır ama hedef yoktur. katılanlar “aktifler” ve “pasifler” olarak iki gurupta ele alınabilir. Aktifler sessizliği bozmaya çalışır, pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler. Pasifler birini bularak onunla eğlenirler. Böylece sonuçsuz toplantıların eğlence yanı ağır basar. Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır. Bir dönme dolap gibi ,bitmek tükenmek bilmeyen daireler çizerek sürüp giden bir toplantı, ilgisiz konuşmalar ve eleştirilerle sonuçsuz kalmaya mahkumdur.
Toplantı Yerine Ne Yapabiliriz?
Yönetici, başkaları aracılığı ile çözüme ulaşan kişidir. Toplantı, aşağıdaki iletişim araçlarından biridir
- İstatistik bilgiler ve raporlar
- Notlar, mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler
- Telefon konuşmaları
- Toplantılar
- Karşılıklı konuşmalar
Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir. Karşılıklı konuşma en etkili yoldur. Yönetici, toplantının amacını, katılan kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını anlamışsa toplantının ne zaman ve nasıl yapması gerektiğini bilir. Bütün bunları bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonuçsuz toplantıların ağına düşer. .
Toplantı Yapmazsak Ne Olur?
Bu hiç bir şeyi çözümlemez. Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem çıkar.
Toplantı Yapmaya Neden Devam Ederiz...
İyi toplantılar için iyi örnekler gerekir. Başarılı guruplarda şu özellikler görünür
-Her üye, kendi tarzına göre verimlidir,
-Dürüst ve açıktırlar. başkalarını güç durumda bırakmadan doğruyu söylerler sorunlara olan ilgileri o kadar yoğundur ki, çoğu zaman gürültülü olur. eleştirilerden korkmazlar.
- Toplantıdan sıkılmazlar, uyumludurlar
- Kimse kimseyi küçük düşürmez
- Gurup olarak başkalarını da yardıma çağırırlar
Toplantı Yapmaya Neden Devam Ederiz
Boşluğun Doldurulması: Önlerinde iyi bir örnek olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler öğrendiklerini uygularlar. Bu durum yönetilenler için kötümser bir vakit, ölü bir sonuç ve cezalandırıcı bir nitelik taşır. Toplantıyla İlgili Boş İnançlar: Toplantıların ne olması gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane vardır.
Toplantı Yapmaya Neden Devam Ederiz...
1.Başkan toplantının başarısından sorumlu olan kişidir. Başkan konunun çerçevesini çizip tempoyu belirlemek zorundadır. Toplantı yükünü toplantıya katılanların hepsi yüklenmelidir. Bu önemli bir noktadır.
2:Toplantının başarısı için başkanın sıkı denetimi şarttır. Böyle bir denetim dikkatle yapılmış bir plan gerektirir. Konuların sınırlarını ve konular arasındaki ilişkilerin sağlanmasını gerektirir. Aynı zamanda başkan bir trafik polisi gibidir. Konuşmalara o izin verir. Önerileri bir cümleyle kabullenilmez sonuçlara götürür. Bu fazla benimsenen bir usul değildir. Çünkü toplantıya katılanların fikirlerini alma yoktur.
Bu katı denetim;
1-Katı bir gündem anlayışıyla yani başkan, katılanların gündemi belirlemede rol oynamalarına izin vermez.
2-Anayasal kurallarla olur ki bu da büyük toplantılar için gereklidir. Bunlar yasal yapısı olan toplantılar için geçerlidir. Ufak gruplarda ise verimliliğe engel olur.
3:Gurubun karara katılması her durumda geçerlidir. Aşırı denetim nasıl uygun değilse aşırı katılımda uygun değildir. Bazen aşırı katılım bir keşmekeşe dönüşebilir. Yöneticinin burda yaptığı hatalar şunlardır:
-Herkesin mutlaka iştirak etmek istediğini sanır. Sonra “burda her şey konuşulabilir” diye herkese bir açık kapı açar. Fakat bir türlü kendi istediği kararı toparlayamaz.
-Sınırlar çizili değildir.
-En basit konuları dahi katılanlara sunar. Önemli konuları kendisi karara bağlar.
-Toplantıda gurupların temsilcilerini seçip onlarla görüşmeyi akıl edemez. Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek çekmektedir. Katılım iyidir ama yönetim şarttır.
4:Herkes saygılı olursa toplantı mutlaka başarılı olur. Bazen katılanlar arasındaki yüksek gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır. Sonra katılanlar birbirine yapay iltifatlar yağdırır. Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz. Başkan toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına alır. Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür.
5:Herkesle olumlu ve etkili ilişkilere girmek iyi yöneticiliktir. Güven ve açıklık, başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir. Herkesle iyi ilişkilerde olmak iyidir ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır.
Toplantılarda Oynanan “Oyunlar” :
Bir gündeme bağlı olarak yapılarak toplantılarda psikolojik oyunlar oynanır. Fakat bunlar makul, mantıklı dürüst görüşler olarak görülür.
- “Ne Müthiş Bir İnsanım”, Oyunu.
-Günün mucizeleri: Herkes kendi tezgahında kendini mükemmel göstermekle meşguldür. Sorun çözme yoktur.
-Ne güçlükler başardık: Günün mucizesini daha mükemmel göstermektir.
-Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Çoğunluğun sempatisini kazanmak, harcanan emeğe değer verenlerin de beğenisini kazanmak. Galip olan büroya veya işe ilk girip son çıkan olur. Halının altına süpürmek; Sorunları başarıyla halının altına itebilmek, göz ardı etmektir Başkasının halısının altındakileri ortaya çıkarmaya çalıştığınızda misilleme olarak sizin halınızın altındakilerde ortaya çıkarılabilir.
Suçlama Oyunları
Bu tür oyunlarda en iyi savunma hücumdur.
-”Böyle yapmasalardı .....” ; Olmamış olayın sorumluluğunu başkasına yüklemektir.
-Çamur atmak: Bu oyunda “Evet ama .....” taktiğidir. En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir. Toplantı asıl amacından sapıp atılan çamurun konu edildiği bir toplantı olmuştur.
-Ateş et: Burada sorun görmezlikten gelinir ve karşılıklı atışma başlar.
-Seni kıstırdık: Hata yapanın üzerine çullanılır.
-Küt-Pat: Açıktan saldırı, yumruklar bile konuşabilir.
Acındırma Oyunları
Kendini yere atarak saldırının etkisinden kurtulmaktır.B urada “Zavallı ben” portresiş vardır.
Bu oyun türüne birkaç örnek;
-Beni tekmele: Yukarıdakine benzer bir oyundur.
-Soluksuz kalan patron: Kişinin her şeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır. İhtiyaç sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm. Bunların ötesinde asıl oyun işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri çözmektir.
Başarımızı Engelleyen Saplantılar
Her grubun bazı şeyleri değiştirmek için bir ilk adımı vardır. Ancak bunu atmak pek zordur. Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları vardır. Bu, cesaretilerini kırar. Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar. Katı alt ve üst ilişkilerinin bulunduğu yerlerde kişiler verimli görüşlerini anlatma cesaretinden yoksun olurlar.
Toplantılara Katılmasaydık Daha İyi Yönetirdik
Bazı insanlar toplantı tutkunu haline gelir. Vakitlerinin çoğu bu toplantılara koşturmakla geçer. Bu durum alınan kararların harekete geçirilmesini geciktirir. Kişinin bu olumsuzları düşünmesi bile kimi zaman onu toplantı bağımlılığından kurtaramayabilir.
Daha İyi Toplantı İçin Kişisel Sorumluluk
Toplantıda neyin yanlış olduğunun farkına varmak bu işin başlangıcıdır. Sonra ya toplantıdaki bu durumlar değiştirilir, ya da olduğu gibi bırakılır veya toplantı terkedilir.
ALINTI