İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.
Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?...vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum...vb) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekiyor.
Broşürdeki bilgilere göre iyi bir zaman yönetimi için başlangıçta uygulanması gereken bazı hususlar şöyle:
* Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi
hazırlayacaktır.
* Kontrolünüz altındaki yüzde 60’lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.
* İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi’ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20’si çalışma zamanınızın yüzde 20’sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)
* A’lar üzerinde yoğunlaşın, B’leri mümkün olduğunca devredin ve C’leri atmanın yollarını arayın.
* Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.
* On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.
* “Bilmiyorum”, “yardım istiyorum”, “yanlış yaptım” diyebilin.
ZAMAN TASARRUF EDİCİ YÖNTEMLER
Broşürde zaman tasarruf edici yöntemler ise şöyle sıralanıyor:
* Erken kalkın
* Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.
* Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.
* Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.
* Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.
* Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.
* Kararlı olun, seri hareket edin.
* Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.
* Not alma alışkanlığı edinin.
* Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.
* Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.
* İdeal çalışma ortamı yaratın.
* Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.
* Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.
* Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.
* Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs...vs) yatırım yapın.
* Bilgilerinizi güncelleyin.
* Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin.
* Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.
ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK İÇİN ÖNERİLER
Zamanı verimli kullanarak sorumluluklarınızı rahatlıkla ve en güzel şekilde yerine getirebilirsiniz. Bu da size iç huzurunu ve mutluluğu yakalamanızı sağlar. Bunun sonrasında da kendinize güveniniz gelir. Kalan vakti ise rahatlıkla sevdiğiniz işlere ayırabilirsiniz.
Zamanı verimli kullanmak da ancak zamanı disiplin altına almakla mümkün olur. Zamanı disiplin altına almak için de güzel bir plan ve sıkı bir çalışma gerekmektedir, iradenizi kuvvetlendirir ve planlarınızı kararlılıkla uygularsanız derslerinizde ve işlerinizde başarılı olursunuz.
Kesinlikle, tembellik yüzünden planlarınızı ertelemeyin. Başkalarının sizin hayatınızı altüst etmesine ve planlarınızı bozmasına izin vermeyin. Yarın yaparım ifadesini unutun ve yarın yokmuş gibi davranın. Başarısızlara bir bakın, neredeyse bunların tamamına yakınını "yarın yaparıma" ların oluşturduğu grup olduğunu göreceksiniz.
Yapılacak işleri öncelik sırasına koyun ve her işe gerektiği kadar zaman ayırın. Harekete geçmek için de gökten ilham gelmesini beklemeyin. Hemen karar verin ve kararlarınızı uygulamaya koyun, taviz vermeyin.
1. Uykunuza Dikkat Edin.
Hayatınızı düzene koymadan, uyku ve dinlenme zamanlarınızı sistemleştirmeden zamanı asla kontrol altına alamazsınız. Muhakkak uykunuzu siz yönetmelisiniz. Eğer uyku sizi yönetiyorsa durum çok sıkıntılı demektir. Tam olarak dinlenmemiş ve uykusunu alamamış bir kişi asla verimli çalışamaz. Uykuyu hâkimiyetiniz altına almak istiyorsanız, çok önemli şeyler hariç kesinlikle ve kesinlikle aynı saatlerde yatıp kalkmayı âdet haline getirmelisiniz.
2. Zamanı Boşa Harcamayın.
Zaman denetimi ve yönetiminde çok önemli bir nokta da boşa harcadığınız zamanın ne kadar olduğunun bilincinde olmanızdır. Pek çok kişi her gün yapmaları gereken işlerini ilgisiz ve disiplinsiz bir şekilde ele almaktadır. Bundan dolayı da kendi kabiliyetlerinin neredeyse yarısını kullanabilmektedirler. Halbuki işlerine severek sarılsalar, hem daha başarılı olacaklar hem de zamandan tasarruf edeceklerdir.
3. Zaman Hırsızlarına Dikkat.
Zaman hırsızlarına çok dikkat edin. Bana göre bugün en büyük zaman hırsızı televizyondur. Televizyon gelmiş geçmiş bütün hırsızların en önde gideni ve en maharetlisidir. Herkesin en değerli varlığı olan zamanı çaldığı halde bugüne kadar hiç yakalanmamış ve mahkûm olmamıştır. Hâlâ serbest şekilde hırsızlıklarına devam etmekte ve hiç kimse de yaptığı hırsızlıkların hesabını kendisine sormamaktadır.
Diğer bir zaman hırsızı da kötü arkadaştır. Arkadaşımızı iyi seçmeli, fayda vermeyen arkadaştan şiddetle kaçmalıyız. Bu konuya herkesin, özellikle de gençlerin çok önem vermesi gerekmektedir.
Bilgisizlik ve tembelliği de zaman hırsızları arasında sayabiliriz. Bilgisizlik, kendi özelliklerimizi ve zaman yönetimini bilmemek, tembellik ise doğru ve iyi olanı yani yapılması gerekeni değil de nefsimizin istediği şeyi yapmaktır.